Automatisch incasseren bij klanten
Met incasso als betaalmethode worden bedragen direct afgeschreven van de bankrekening van jouw klant. Op die manier hoef je je klant niet (steeds) te vragen om jou te betalen.
Wat is automatische incasso?
Met een automatische incasso kan je eenvoudig terugkerende betalingen incasseren bij je klanten. Je hebt hiervoor een officiële machtiging van je klant nodig. De klant moet toestemming geven om bedragen van zijn of haar bankrekening te incasseren.
Terugboeken of storneren
Houd er rekening mee dat klanten een transactie met automatische incasso via de bank kunnen terugboeken met een stornoboeking.
SEPA incasso of Europese incasso
SEPA incasso, ook wel Europese incasso genoemd, is geïmplementeerd in alle landen van de Eurozone. Alle eurobetalingen in deze landen moeten geïncasseerd worden via het SEPA-betalingssysteem.
Voordelen van automatisch incasseren
- Gemak voor je klant.
- Minder werk om betalingen te incasseren.
- In 1 keer incassobedragen ontvangen op je zakelijke rekening
Zo werkt automatisch incasseren
- Sluit een Europees incassocontract met ons af. Dit doe je via je adviseur.
- Laat je klanten een incassomachtiging invullen en ondertekenen. Op de website van Betaalvereniging Nederland kun je machtigingsformulieren downloaden.
- Informeer je klanten voordat je gaat incasseren.
- Verstuur de incasso of een incassobatch naar Mijn RegioBank Zakelijk met je boekhoudpakket. Of upload het Pain.008 incassobestand handmatig in Mijn RegioBank Zakelijk.
- Ontvang de incassobedragen of het bedrag van de hele batch in 1 keer op je MKB Rekening of V&S Rekening.
Sluit eerst een incassocontract af
Met veel administratiesoftware kun je een batch met incasso-opdrachten maken. Daarmee zorg je dat in 1 keer een verzameling bedragen wordt bijgeschreven op je rekening bij RegioBank. Vraag hiervoor een standaard Europees incassocontract aan bij je zelfstandig adviseur.
Voor wie is het incassocontract?
Automatisch incasseren kan alleen als je al wat langer ondernemer bent. Je moet aan deze voorwaarden voldoen:
- Je organisatie heeft al 1 jaar een RegioBank MKB Rekening of een V&S Rekening.
- Je organisatie staat al 2 jaar ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
Zo maak je een incassobatch aan
In je boekhoudpakket kun je een verzameling incasso’s maken. Met je boekhoudprogramma lever je deze batch van incasso's in het XML-formaat (pain.008) aan via Mijn RegioBank Zakelijk.
Houd hier ook rekening mee:
- Een omschrijving bestaat uit maximaal 140 tekens.
- De betalingsreferentie (betalingskenmerk) bestaat uit 25 tekens.
- Het is mogelijk een eigen referentie (End-to-End-ID) mee te geven met de betaling van niet meer dan 35 tekens.
Zo werkt het uploaden van een incassobatch
Zo upload je het Pain.008 incassobestand handmatig in Mijn RegioBank Zakelijk.
- Log in op Mijn RegioBank Zakelijk.
- Kies voor 'Zelf regelen'.
- Klik op 'Rekeningen'.
- Kies voor 'Incassobatches' en volg de stappen.
Na het uploaden wordt een melding getoond of uploaden gelukt is. Het succesvol geüploade batchbestand is zichtbaar in het overzicht van batchbestanden.
Bestandsformaat
Voor incassobatches wordt gewerkt met de volgende bestanden:
- Pain.008.001.02
- Pain.008.001.08 (nieuwe SEPA XML-versie)
Alleen de volgende tekens zijn toegestaan in een batch:
a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / - ? : ( ) . , ' + 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Space
In de Implementations guideline en het addendum vind je alle specificaties voor SEPA XML.
Foutcode
Krijg je een foutcode te zien als je een batch met incasso's of overboekingen wilt maken? Of nadat de transactie is verwerkt?
Bekijk welke foutcodes voorkomen en wat je moet doen
Zo werkt het verwerken van een incassobatch
- Log in op Mijn RegioBank Zakelijk.
- Kies voor 'Zelf regelen'.
- Klik op 'Rekeningen'.
- Kies voor 'Incassobatches' voor een overzicht van alle geüploade bestanden en hun status.
- Kies het gewenste bestand. Het bestand heeft meestal de status ‘Klaar om te versturen’.
- Klik op ‘Bestand verzenden’. Onderteken met het aangegeven inlogmiddel.
Na ondertekenen wordt een melding getoond of het verzenden gelukt is. In het overzicht van batchbestanden is te zien dat de status van het bestand is aangepast.
Status van je incassobatch
In Mijn RegioBank Zakelijk vind je een overzicht van je incassobestanden. De status wordt per bestand weergegeven. Als je een bestand aanklikt, vind je de aanwezige incassobatches en hun status.
Doorlooptijden: wanneer incasso insturen voor tijdige verwerking
Lever je een incassobatch voor 18 uur aan, dan wordt deze in principe de volgende werkdag verwerkt. Houd de volgende aanlevermomenten aan voor een tijdige verwerking.
| Aanlevermoment | Verwerking incasso* |
|---|---|
| Maandag voor 18 uur | Dinsdag |
| Dinsdag voor 18 uur | Woensdag |
| Woensdag voor 18 uur | Donderdag |
| Donderdag voor 18 uur | Vrijdag |
| Vrijdag, zaterdag, zondag voor 18 uur | Maandag |
* Het kan gebeuren dat de verwerking 1 werkdag langer duurt. Wil je geen risico lopen? Houd dan 1 werkdag extra aan voor tijdige verwerking.
Incasso tegenhouden
Heb je een incassobatch verzonden, maar wil je deze alsnog tegenhouden? Dat kan tot uiterlijk 12 uur op de werkdag voorafgaand aan de verwerkingsdatum. Je zelfstandig adviseur kan je hierbij helpen.
Kosten
Het incassocontract kost je niets. Je betaalt € 1,75 per batch en € 0,10 voor elke bijschrijving. Je vindt deze kosten in de 'Informatiewijzer Zakelijk Betalen'.
Meer over incasseren bij klanten
Documenten voor incasso's en overschrijvingen