Automatisch incasseren bij klanten

Met incasso als betaalmethode worden bedragen direct afgeschreven van de bankrekening van jouw klant. Op die manier hoef je je klant niet (steeds) te vragen om jou te betalen.

Wat is automatische incasso?

Met een automatische incasso kan je eenvoudig terugkerende betalingen incasseren bij je klanten. Je hebt hiervoor een officiële machtiging van je klant nodig. De klant moet toestemming geven om bedragen van zijn of haar bankrekening te incasseren.

Terugboeken of storneren

Houd er rekening mee dat klanten een transactie met automatische incasso via de bank kunnen terugboeken met een stornoboeking.

SEPA incasso of Europese incasso

SEPA incasso, ook wel Europese incasso genoemd, is geïmplementeerd in alle landen van de Eurozone. Alle eurobetalingen in deze landen moeten geïncasseerd worden via het SEPA-betalingssysteem.

Voordelen van automatisch incasseren

Gemak voor je klant.
Minder werk om betalingen te incasseren.
In 1 keer incassobedragen ontvangen op je zakelijke rekening

Zo werkt automatisch incasseren

Sluit een Europees incassocontract met ons af. Dit doe je via je adviseur.
Laat je klanten een incassomachtiging invullen en ondertekenen. Op de website van Betaalvereniging Nederland kun je machtigingsformulieren downloaden.
Informeer je klanten voordat je gaat incasseren.
Verstuur de incasso of een incassobatch naar Mijn RegioBank Zakelijk met je boekhoudpakket. Of upload het Pain.008 incassobestand handmatig in Mijn RegioBank Zakelijk.
Ontvang de incassobedragen of het bedrag van de hele batch in 1 keer op je MKB Rekening of V&S Rekening.

Sluit eerst een incassocontract af

Met veel administratiesoftware kun je een batch met incasso-opdrachten maken. Daarmee zorg je dat in 1 keer een verzameling bedragen wordt bijgeschreven op je rekening bij RegioBank. Vraag hiervoor een standaard Europees incassocontract aan bij je zelfstandig adviseur.

Voor wie is het incassocontract?

Automatisch incasseren kan alleen als je al wat langer ondernemer bent. Je moet aan deze voorwaarden voldoen:

Je organisatie heeft al 1 jaar een RegioBank MKB Rekening of een V&S Rekening.
Je organisatie staat al 2 jaar ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Zo maak je een incassobatch aan

In je boekhoudpakket kun je een verzameling incasso’s maken. Met je boekhoudprogramma lever je deze batch van incasso's in het XML-formaat (pain.008) aan via Mijn RegioBank Zakelijk.

Houd hier ook rekening mee:

Een omschrijving bestaat uit maximaal 140 tekens.
De betalingsreferentie (betalingskenmerk) bestaat uit 25 tekens.
Het is mogelijk een eigen referentie (End-to-End-ID) mee te geven met de betaling van niet meer dan 35 tekens.

Creditor Account: moet de NL RBRB IBAN zijn van de incassant zoals overeengekomen in het incassocontract.
Debtor Account: IBAN moet bestaan en voldoen aan MOD97 en ISO 13616.
BIC Creditor Agent: moet gevuld worden met RBRBNL21 of NOTPROVIDED.
BIC Debtor Agent: moet gevuld worden met de juiste BIC volgens ISO 9362. Behalve als een Europese IBAN al tegenrekening (Debtor Account) opdrachten zonder BIC (Debtor Agent) accepteert. Het veld moet dan gevuld worden met NOTPROVIDED. RegioBank zorgt dat de juiste BIC hieraan gekoppeld wordt.
Code: moet de waarde CORE bevatten.
Creditor: de naam, adres en woonplaats van de incassant zoals overeengekomen in het Europees Incasso contract. Als deze niet klopt overschrijft RegioBank de naam van de creditor met de naam zoals overeengekomen in het contract en is vastgelegd in Worldline CPS.
Creditor Scheme Identification: Dit veld moet uniek zijn binnen een batch en moet gelijk zijn aan Creditor-ID (Incassant ID). Dit staat in het incassocontract en is vastgelegd in Worldline CPS. Komt de ID niet overeen? Dan wordt de batch geweigerd.
Instructed Amount: mag niet groter zijn dan de overeengekomen waarde in het Europees Incasso contract. Wanneer dit groter is, zal dit leiden tot een individuele SDD Reject van een incasso transactie en komt tot uitdrukking in de uitvalrapportage.

Zo werkt het uploaden van een incassobatch

Zo upload je het Pain.008 incassobestand handmatig in Mijn RegioBank Zakelijk.

Log in op Mijn RegioBank Zakelijk.
Kies voor 'Zelf regelen'.
Klik op 'Rekeningen'.
Kies voor 'Incassobatches' en volg de stappen.

Na het uploaden wordt een melding getoond of uploaden gelukt is. Het succesvol geüploade batchbestand is zichtbaar in het overzicht van batchbestanden.

Bestandsformaat

Voor incassobatches wordt gewerkt met de volgende bestanden:

Pain.008.001.02
Pain.008.001.08 (nieuwe SEPA XML-versie)

Alleen de volgende tekens zijn toegestaan in een batch:

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / - ? : ( ) . , ' + 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Space

In de Implementations guideline en het addendum vind je alle specificaties voor SEPA XML.

Bekijk deze documenten

Foutcode

Krijg je een foutcode te zien als je een batch met incasso's of overboekingen wilt maken? Of nadat de transactie is verwerkt?

Bekijk welke foutcodes voorkomen en wat je moet doen

Zo werkt het verwerken van een incassobatch

Log in op Mijn RegioBank Zakelijk.
Kies voor 'Zelf regelen'.
Klik op 'Rekeningen'.
Kies voor 'Incassobatches' voor een overzicht van alle geüploade bestanden en hun status.
Kies het gewenste bestand. Het bestand heeft meestal de status ‘Klaar om te versturen’.
Klik op ‘Bestand verzenden’. Onderteken met het aangegeven inlogmiddel.

Na ondertekenen wordt een melding getoond of het verzenden gelukt is. In het overzicht van batchbestanden is te zien dat de status van het bestand is aangepast.

Status van je incassobatch

In Mijn RegioBank Zakelijk vind je een overzicht van je incassobestanden. De status wordt per bestand weergegeven. Als je een bestand aanklikt, vind je de aanwezige incassobatches en hun status.

Incasso tegenhouden

Heb je een incassobatch verzonden, maar wil je deze alsnog tegenhouden? Dat kan tot uiterlijk 12 uur op de werkdag voorafgaand aan de verwerkingsdatum. Je zelfstandig adviseur kan je hierbij helpen.

Kosten

Het incassocontract kost je niets. Je betaalt € 1,75 per batch en € 0,10 voor elke bijschrijving. Je vindt deze kosten in de 'Informatiewijzer Zakelijk Betalen'.

Informatiewijzer Zakelijk Betalen (pdf) 140,53 KB

Voorwaarden Europese Incasso (pdf) 110,3 KB