Stappenplan 'onbetaalde factuur'
Als ondernemer is het altijd fijn als een factuur netjes op tijd wordt betaald, zodat je je cashflow op orde kan houden. Maar het kan gebeuren dat een klant in gebreke blijft. Ontdek wat je kunt doen als een klant je factuur niet betaalt.
Stap 1: Controleer de onbetaalde factuur
Een klant die niet betaalt kan daar allerlei redenen voor hebben. Te weinig financiële middelen is er een van, maar het kan ook zijn dat je zelf een fout hebt gemaakt op de factuur. Check daarom eerst of die klopt. Voldoet je factuur aan alle (wettelijke) voorwaarden? Heb je de juiste betalingstermijn genoteerd? En is die termijn inderdaad verstreken?
Stap 2: Herinner je klant dat de factuur nog niet is betaald
Als je zeker weet dat de fout niet bij jou ligt, kun je (vriendelijk) contact opnemen met de klant. Heb je nauw contact, dan kun je even bellen. Is dat niet het geval, dan voldoet een reminder via de mail. Houd het bij dit contact luchtig, het kan immers zo zijn dat iemand simpelweg vergeten is de factuur te betalen, of hem wegens omstandigheden over het hoofd heeft gezien.
Stap 3: Dring aan bij de klant
Heeft de vriendelijke reminder geen effect, dan kun je wat extra druk zetten. Bijvoorbeeld door nogmaals te bellen of mailen. Een iets zakelijkere toon is daarbij op z’n plaats, maar beleefd blijven is een voorwaarde. Dat vergroot bovendien de kans op betaling van de factuur.
Afspraak over nieuwe betalingstermijn
Benoem in stap 2 en 3 een uiterlijke betalingstermijn (bijvoorbeeld 7 dagen). Zo is het voor de klant duidelijk wanneer hij betaald moet hebben en voor jou wanneer je doorgaat naar de volgende stap.
Stap 4: Bied je klant een laatste uitweg
Een lastige keuze, maar wel een noodzakelijke: geef je klant een allerlaatste kans om de factuur te betalen. Geef aan dat je bij het uitblijven van betaling genoodzaakt bent juridische stappen te ondernemen.
Stap 5: Schakel hulp in
Lukt het ondanks alle pogingen niet om je klant de factuur te laten voldoen? Schakel dan een incassobureau of deurwaarder in. Of informeer bij je rechtsbijstandverzekering. Met deze stap stel je jouw klant officieel in gebreke. Bepaal ook wie je precies wilt inschakelen. Een incassobureau kan werken op basis van no cure, no pay, waarbij je dus alleen betaalt als het bureau geld incasseert van de klant. Nadeel is dat een incassobureau geen dwangmiddelen heeft. Een deurwaarder heeft die wel. Hij kan bijvoorbeeld beslag leggen op goederen van je klant of een gerechtelijke procedure starten.
Lukt het ook niet via deze weg? Dan zit er niets anders op dan naar de rechter te stappen. Een zakelijke rechtsbijstandsverzekering is daarbij van belang, zodat je een advocaat of juridisch expert kunt inschakelen.
Financiële buffer of zakelijk krediet
Zorg dat je financiële tegenslagen kunt opvangen. Bouw bijvoorbeeld een buffer op door geld apart te zetten op een zakelijke spaarrekening. Je kunt natuurlijk ook een zakelijk krediet aanvragen voor wat extra financiële ruimte als dat nodig is.
Meer lezen
Debiteurenfinanciering: financieren van openstaande facturen
Factuur opstellen: waar moet een factuur aan voldoen?