Factuur maken
Een factuur op de juiste manier opstellen is essentieel voor jou als ondernemer. Wij leggen je uit wat een factuur is, wat er op een factuur hoort te staan en hoe je een factuur kunt maken.
Wat is een factuur?
Een factuur is een nota of schriftelijke rekening voor de goederen die een onderneming levert of diensten die een onderneming verricht. Op een factuur moeten een aantal vaste onderdelen terugkomen. Anders voldoet de nota of schriftelijke rekening niet aan de factuurvereisten die de Belastingdienst daaraan stelt. Voldoe je niet aan deze eisen? Dan mogen jij en je klant geen gebruikmaken van de btw-aftrek.
Wat staat er op een factuur?
Een factuur moet minimaal de volgende gegevens vermelden:
- Naam en adres van jezelf en je klant
- De factuurdatum (dat is de datum waarop de factuur daadwerkelijk is uitgereikt)
- Het factuurnummer (gebruik opeenvolgende nummers voor je facturen, met 1 of meer reeksen)
- Jouw btw-nummer en in specifieke gevallen het btw-nummer van je klant
- Jouw KVK-nummer
- Een omschrijving van de verkochte diensten of goederen en de hoeveelheid
- De datum waarop de goederen zijn geleverd of de diensten zijn verricht
- Het nettobedrag (zonder btw)
- Het bedrag aan btw; bij verschillende percentages worden meerdere btw-bedragen vermelden
- Het gehanteerde btw-percentage (bij meerdere percentages, alle percentages noemen)
- Het totaalbedrag (inclusief btw)
- De betaalvoorwaarden en betaalmogelijkheden (bijv. IBAN-nummer)
Verder komen vaak het debiteurennummer en het ordernummer of referentie van de klant ook terug op een factuur, maar deze onderdelen zijn niet wettelijk verplicht.
Let op: in specifieke gevallen zijn aanvullende factuurvereisten van toepassing, bijvoorbeeld in de volgende situaties (niet limitatief):
- Toepassing van een btw-vrijstelling
- Grensoverschrijdende transacties, zowel bij levering van goederen als het verrichten van diensten aan in het buitenland gevestigde afnemers
- Situaties waarbij de heffing van btw is verlegd naar de afnemer
- Minder factuurvereisten zijn van toepassing als een vereenvoudigde factuur mag worden uitgereikt
Tip: bekijk voorbeelden online
Online zijn er veel voorbeelden te vinden van facturen. Gebruik deze naast de hierboven genoemde lijst.
Factuur met of zonder btw opstellen
Het maken van een factuur en het al dan niet berekenen van btw is verplicht. Op basis van de transactie die je doet moet je nagaan of je btw moet berekenen of dat er een specifieke regeling van toepassing is. Op de website van de Belastingdienst vind je meer informatie.
De meeste leveringen van goederen en diensten binnen Nederland zijn belast met btw. Er bestaat een aantal btw-vrijstellingen. Indien een btw-vrijstelling van toepassing is, vermeldt dan op de factuur dat vrijstelling van toepassing is.
Is een factuur verplicht?
Voor alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers, moet je een factuur opstellen. Ook als zij in het buitenland gevestigd zijn. Als je goederen of diensten aan particulieren levert, ben je niet verplicht om een factuur op te stellen. Voor sommige leveringen aan particulieren gelden er enkele uitzonderingen.
Uitzondering op factuurregels voor ondernemers
Voor sommige ondernemers geldt de factuurplicht niet. Je hoeft geen factuur op te stellen als:
- Je ondernemer in het taxivervoer en openbaar vervoer bent
- Je horecaondernemer bent
- Je hebt afgesproken dat de afnemer een factuur maakt (dit gebeurt vaak bij veilingen)
- Je goederen en diensten levert die vrijgesteld zijn van belasting. Tenzij je gedeeltelijk bent vrijgesteld van belasting, in dat geval moet je wel een factuur opstellen voor de btw belaste leveringen en diensten
Als je gebruik maakt van de KOR-regeling, hoef je vaak ook geen factuur op te stellen.
Deze uitzonderingsregels vind je op de website van de Belastingdienst.
Bewaarplicht facturen
De facturen die je ontvangt en stuurt, moet je bewaren in je administratie. Dit is verplicht. De Belastingdienst moet je administratie -inclusief de facturen- kunnen controleren. De meeste facturen moet je 7 jaar bewaren. Je mag de facturen bewaren in de vorm waarin je ze verstuurd of ontvangen hebt. Heb je ze digitaal ontvangen? Dan hoef je ze dus niet af te drukken. Je mag de originele facturen en bonnetjes wel inscannen, alle echtheidskenmerken moeten dan wel goed zichtbaar zijn. De administratie en facturen, met betrekking tot onderstaande diensten en leveringen, moet je 10 jaar bewaren:
- Onroerend goed
- Elektronische diensten
- Telecommunicatiediensten
- Radio-en televisieomroepdiensten
Je kunt op de website van de Belastingdienst teruglezen wat deze diensten en leveringen inhouden.
De betalingstermijn
Als ondernemer wil je natuurlijk dat je klanten je facturen zo snel mogelijk betalen. Om kleine bedrijven te beschermen tegen te laat betalende klanten en wanbetalers, geldt een wettelijke betalingstermijn. Er bestaan verplichte betalingstermijnen tussen ondernemers onderling en tussen ondernemers en overheden. De betalingstermijn tussen jou en een consument of particulier moet je in je algemene voorwaarden opnemen.
Als je een factuur naar een ander bedrijf stuurt, moet het bedrijf deze binnen 60 dagen betalen. Je mag deze betalingstermijn verlengen, als dat voor beide partijen niet nadelig is. Dit moet je dan apart vastleggen.
Voor grotere bedrijven (vanaf 250 werknemers) geldt dat zij vanaf 1 juli 2018 geen langere betalingstermijn dan 60 dagen mogen vragen aan mkb’ers en zzp’ers. Als er niets is vastgelegd over de betalingstermijn, is deze 30 dagen. Ook als je een factuur naar de overheid stuurt, moet zij binnen 30 dagen betalen.
Verjaringstermijn voor een factuur
Facturen zijn niet eeuwig geldig. De vordering die geldt op basis van de uitgereikte factuur verjaart op den duur. De factuur is dan niet meer opeisbaar.
Voor facturen geldt een verjaringstermijn van 5 jaar. Je kunt 5 jaar na de uiterste betalingstermijn (30 of 60 dagen) dan geen aanspraak meer maken op de factuur en ook niet meer naar de rechter. Heb je iets aan een consument verkocht? Dan verjaart de factuur na 2 jaar.
Elektronisch factureren
Je kunt je facturen handmatig verwerken, maar makkelijker is om elektronisch te factureren. Alle onderdelen van de factuur staan dan altijd om een vaste plek, zodat al je facturen consistent dezelfde vorm hebben. Je hoeft de gegevens van je klant dan alleen nog maar in te vullen. Ook is het op deze manier makkelijker om facturen tussen verschillende systemen uit te wisselen.
Factuur verkopen
Wacht je nog op de betaling van facturen die uitstaan, en heb je dat geld in de tussentijd wel hard nodig? Dan kun je jouw facturen -de vorderingen op je klanten- verkopen aan een andere partij. Dit wordt ook wel factoring genoemd. Een factoringsbedrijf koopt je facturen op en betaalt je meteen een gedeelte van het uitstaande bedrag. Zo komt er voor jou werkkapitaal vrij om investeringen te doen of andere facturen te betalen.
RegioBank werkt samen met Voldaan. Zij zorgen dat je snel werkkapitaal heeft door het opkopen van je facturen.
RegioBank helpt kleinzakelijke ondernemers
Bij RegioBank heb je echt persoonlijk contact met een zelfstandig adviseur die jou, je onderneming en de lokale markt kent. En heb je natuurlijk ook de digitale mogelijkheden van online en mobiel bankieren.
Maak een afspraak voor zakelijk advies