Administratie en boekhouding als ondernemer
Als ondernemer ben je verplicht (onder andere voor de btw) om een administratie bij te houden die door de Belastingdienst gecontroleerd kan worden. Daarnaast moet je deze gegevens minstens 7 jaar bewaren. Lees meer over je administratie en boekhouding.
Wat is administratie?
Administratie is de verzamelnaam voor alle gegevens van een bedrijf die op papier of digitaal zijn vastgelegd. Denk aan zaken zoals je kasadministratie, inkoop- en verkoopboek, urenadministratie, contracten en overeenkomsten, of de rittenregistratie van een zakelijke auto. Door alles goed en eenduidig vast te leggen, heb én houd je overzicht.
Financiële administratie
In je financiële administratie zitten al je inkomsten en uitgaven. Door de gegevens in je financiële administratie goed en eenduidig bij te houden, krijg je overzicht van de winst of verlies van je bedrijf in een bepaalde periode. Daarnaast is je financiële administratie de basis voor de btw-aangifte bij de Belastingdienst.
Het opzetten en bijhouden van je administratie
Uit je administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw je moet afdragen en hoeveel btw je kunt verrekenen. Hoe je je administratie opzet, mag je zelf bepalen.
Om een goede btw-aangifte te kunnen doen, neem je het volgende op in je financiële administratie:
- Verstuurde facturen - waarbij je meestal btw in rekening brengt, die je moet afdragen aan de Belastingdienst.
- Ontvangen facturen - waarbij je meestal btw betaalt, die je mag aftrekken als je recht hebt op btw aftrek.
- Inkomsten (op je bankrekening of in kas) - bij toepassing van het kasstelsel bereken je btw op basis van je kas- en bankadministratie.
- Privégebruik van goederen en diensten - door jezelf of door medewerkers. Lees meer op Belastingdienst.nl .
Administratie op papier of digitaal
Je administratie kan je op papier of digitaal bijhouden. Bij de keuze voor digitaal kan je gebruikmaken van een boekhoudprogramma. Er zijn verschillende boekhoudpakketten. Vergelijk ze om een keuze te maken, of vraag een andere ondernemer of je RegioBank adviseur welk boekhoudpakket zij gebruiken.
Stappenplan administratie opzetten en bijhouden
Wil je aan de slag met het opzetten van je administratie, volg dan deze stappen:
Kies of je alle documenten en gegevens digitaal wilt bewaren of op papier. Tip: zorg dat je alles op 1 plek bewaart, zodat je makkelijker kunt vinden wat je zoekt
- Digitaal: maak een Administratie-map op je computer met daaronder verschillende submappen. Scan documenten op papier in, om ze in de juiste map te kunnen opslaan.
- Op papier: koop verschillende mappen en maak gebruik van tabbladen om alles gestructureerd op te bergen.
- Kies een boekhoudpakket als je met een boekhoudpakket wilt gaan werken.
Plan vaste momenten om je administratie bij te werken. Zo wordt het echt onderdeel van je bedrijfsvoering en ben je niet alleen heel druk als de btw-aangifte er aan komt.
- Controleer je bankrekening: check je bij- en afschrijvingen op je zakelijke rekening.
- Betaal rekeningen: je kan betalingen voor een later moment online klaarzetten.
- Verstuur je facturen: verstuur je facturen op tijd zodat je eerder je geld ontvangt. Deze cashflow is van belang om zelf ook op tijd jouw rekeningen te kunnen betalen.
- Bewaar documenten: zorg dat je belangrijke documenten juist opslaat of verwerkt in de juiste map.
Boekhouding: zelf doen of uitbesteden?
De boekhouding doen is een belangrijk onderdeel van je administratie. Zorg dat je administratie op orde blijft, door aandacht te hebben voor je boekhouding.
Je kunt zelf je boekhouding doen of je kunt je belastingaangifte -of zelfs je volledige administratie- uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Aan het uitbesteden van taken of werkzaamheden aan een boekhouder of accountant zijn kosten verbonden. Goed om te weten: de kosten voor een boekhouder of accountant kun je opvoeren als zakelijke kosten en zijn daarmee dus fiscaal aftrekbaar.
Handig: de RegioBank Boekhoudkoppeling
Met de RegioBank Boekhoudkoppeling koppel je eenvoudig je zakelijke betaalrekening(en) aan je boekhoudpakket. Je transacties worden automatisch in je boekhoudpakket afgeleverd. Zo bespaar je tijd en is je boekhouding altijd up-to-date.
Meer over de RegioBank Boekhoudkoppeling
Nog geen zakelijke rekening?
Met een zakelijke betaalrekening houd je je zakelijke geldstromen en privé-uitgaven gescheiden. Dat bespaart tijd bij de boekhouding.
Bewaarplicht van je financiële administratie
Als ondernemer ben je verplicht om je administratie 7 jaar te bewaren. Sommige gegevens moet je zelfs 10 jaar bewaren. Op de website van de Belastingdienst staat welke administratieve gegevens je moet bewaren, en hoe lang.
Je adviseur helpt je graag
Onze zelfstandig adviseurs zijn vaak zelf ook ondernemer en hebben zelf dus ook te maken met een administratie. Zij kunnen je meer vertellen over de RegioBank Boekhoudkoppeling en het nut van een zakelijke rekening.
Maak vrijblijvend een afspraak Vind een adviseur bij jou in de buurt
